文秘公文作為信息傳遞、決策部署與工作溝通的關(guān)鍵載體，其重要性不言而喻。一份格式規(guī)范、內(nèi)容精準(zhǔn)、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓模軌蚋咝鬟_(dá)意圖，推動(dòng)工作順利開展，彰顯單位的專業(yè)形象與管理水平。對于文秘工作者而言，扎實(shí)掌握公文寫作的基礎(chǔ)知識，是履行職責(zé)、發(fā)揮效能的必備技能。接下來，將為大家系統(tǒng)介紹文秘公文寫作的基礎(chǔ)知識，并附上五篇不同類型的公文范文，助力大家提升公文寫作能力，在工作中寫出高質(zhì)量、有實(shí)效的公文。
文秘公文寫作基礎(chǔ)理論
（一）公文的定義與重要地位
公文，全稱公務(wù)文書，是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動(dòng)中，按照特定的體式、經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面材料。它猶如工作運(yùn)轉(zhuǎn)的齒輪，緊密銜接各個(gè)環(huán)節(jié)，確保信息準(zhǔn)確無誤地流通。從傳達(dá)上級政策方針，到匯報(bào)基層工作進(jìn)展，再到協(xié)調(diào)部門間的協(xié)作，公文都發(fā)揮著不可替代的橋梁作用。例如政府部門發(fā)布的政策文件，能迅速將國家的發(fā)展規(guī)劃與決策傳達(dá)至各級單位與廣大民眾，引領(lǐng)社會發(fā)展方向；企業(yè)內(nèi)部的項(xiàng)目匯報(bào)公文，可讓管理層及時(shí)掌握項(xiàng)目動(dòng)態(tài)，做出科學(xué)決策，保障項(xiàng)目順利推進(jìn)。
（二）公文的種類與適用場景
依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，公文主要分為15種，每種都有其獨(dú)特的用途與適用范圍。
命令（令）：多應(yīng)用于公布行政法規(guī)和規(guī)章，如國務(wù)院頒布新的稅收政策法規(guī)時(shí)，會以命令形式發(fā)布；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施，像在應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)，政府發(fā)布實(shí)施交通管制等強(qiáng)制命令；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員，對在科技創(chuàng)新領(lǐng)域取得重大突破的科研團(tuán)隊(duì)頒發(fā)嘉獎(jiǎng)令。
決議：適用于會議討論通過的重大決策事項(xiàng)，如黨的代表大會通過的關(guān)于國家未來發(fā)展戰(zhàn)略的決議，對全國的發(fā)展具有深遠(yuǎn)指導(dǎo)意義。
決定：用于對重要事項(xiàng)作出決策和部署，如地方政府決定加大對教育領(lǐng)域的投入，改善學(xué)校教學(xué)設(shè)施；獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員，對在扶貧工作中表現(xiàn)突出的單位予以表彰，對違規(guī)違紀(jì)的單位進(jìn)行處罰；變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
公報(bào)：常用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)，如國家發(fā)布的年度經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)公報(bào)，向國內(nèi)外展示經(jīng)濟(jì)發(fā)展成果；政黨、團(tuán)體發(fā)布的會議公報(bào)，通報(bào)會議的重要成果與決策。
公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)，如國家發(fā)布重大航天發(fā)射計(jì)劃的公告，吸引全球目光；政府部門發(fā)布關(guān)于重要法律法規(guī)實(shí)施的公告，告知國內(nèi)外相關(guān)人士。
通告：在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)時(shí)使用，例如城市交通管理部門發(fā)布關(guān)于道路施工期間交通管制的通告，提醒市民提前規(guī)劃出行路線。
意見：可用于對重要問題提出見解和處理辦法，上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)工作提出指導(dǎo)性意見，助力下級更好開展工作；不同部門之間針對跨領(lǐng)域問題交流意見，促進(jìn)協(xié)同合作。
通知：應(yīng)用極為廣泛，用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。如上級部門發(fā)布關(guān)于開展安全生產(chǎn)檢查的通知，要求下級單位嚴(yán)格落實(shí)；機(jī)關(guān)單位轉(zhuǎn)發(fā)上級或其他部門的重要文件時(shí)，常用通知形式。
通報(bào)：主要用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。表彰在工作中表現(xiàn)優(yōu)異的個(gè)人或集體，樹立榜樣；批評違反單位規(guī)章制度的行為，起到警示作用；傳達(dá)行業(yè)最新政策精神，讓單位員工及時(shí)了解。
報(bào)告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。下級單位定期向上級提交工作進(jìn)展報(bào)告，詳細(xì)闡述工作完成情況、遇到的問題及解決措施；對上級機(jī)關(guān)特定問題的詢問作出書面報(bào)告答復(fù)。
請示：當(dāng)向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)時(shí)使用，如基層單位計(jì)劃開展一項(xiàng)新業(yè)務(wù)，但缺乏明確政策依據(jù)，需向上級請示能否實(shí)施以及具體操作辦法。
批復(fù)：是上級機(jī)關(guān)答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)的公文，對下級的請示給予明確回復(fù)，表明同意或不同意，并說明理由，指導(dǎo)下級下一步行動(dòng)。
議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)，如政府提出關(guān)于城市建設(shè)規(guī)劃調(diào)整的議案，提交人大審議決策。
函：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。不同地區(qū)的政府部門之間就合作開展文化交流活動(dòng)進(jìn)行商洽溝通，常以函的形式進(jìn)行。
會議紀(jì)要：記載和傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)，將會議的核心內(nèi)容、達(dá)成的共識、作出的決策等整理成紀(jì)要，便于參會人員及相關(guān)部門準(zhǔn)確執(zhí)行。
（三）公文的格式規(guī)范
版頭：由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素組成。份號一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行，用于標(biāo)注公文的份數(shù)序號，確保涉密公文的可追溯性；密級和保密期限用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行，如“機(jī)密★1年”，明確公文的秘密等級及保密時(shí)長；緊急程度用3號黑體字，頂格編排在版心左上角，如需標(biāo)注緊急程度，一般分“特急”“加急”兩種，表明公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求；發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，醒目展示發(fā)文機(jī)關(guān)身份；發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入，發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字，如“國發(fā)〔2025〕1號”，它是公文的“身份編號”，便于公文的識別與管理；簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字，上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，體現(xiàn)公文的責(zé)任歸屬。
主體：涵蓋標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章、附注、附件等內(nèi)容。標(biāo)題一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布，應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，如“關(guān)于加強(qiáng)校園安全管理工作的通知”；主送機(jī)關(guān)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號，明確公文的主要受理機(jī)關(guān)；正文一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格，文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注，一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注，是公文的核心內(nèi)容所在；附件說明在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱，如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”），表明公文所附文件資料情況；發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1月不編為01月），單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)，聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)，印章是公文生效的重要標(biāo)志；附注如有，用3號仿宋體字，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行，用于說明公文的印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)；附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行，附件標(biāo)題居中編排在版心第三行，附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致，附件格式要求同正文，是對正文內(nèi)容的補(bǔ)充與支撐。
版記：包含抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素。抄送機(jī)關(guān)如有，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排，“抄送”二字后加全角冒號和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號后的首字對齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號，用于告知除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)；印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1月不編為01月），后加“印發(fā)”二字，表明公文的印發(fā)主體及時(shí)間。版記中的分隔線與版心同寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm），使版記部分層次清晰。
（四）公文寫作的語言要求
準(zhǔn)確：這是公文語言的基石。用詞需精準(zhǔn)無誤，杜絕歧義。例如在表述時(shí)間時(shí)，應(yīng)具體明確，避免使用“近期”“不久后”等模糊詞匯，而要精確到“XX月XX日前”“XX年XX月XX日”。闡述政策措施、工作要求等內(nèi)容時(shí)，要確保概念清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，像規(guī)定處罰標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)明確“處以XX元以上XX元以下罰款”，而非“處以一定數(shù)額罰款”。
簡潔：公文應(yīng)簡潔明了，以最精煉的語言傳達(dá)核心要義。去除冗余的修飾詞、重復(fù)的語句，做到言簡意賅。比如“在本次會議當(dāng)中，我們進(jìn)行了深入的探討和交流”可簡化為“本次會議深入探討交流”。能用一句話闡明的，絕不用兩句。同時(shí)，避免使用生僻、復(fù)雜的詞匯和句式，確保閱讀者能迅速領(lǐng)會公文主旨。
莊重：公文具有權(quán)威性和嚴(yán)肅性，語言風(fēng)格需莊重得體。杜絕使用口語化、隨意性強(qiáng)的表述，如“咱們”“搞一搞”等詞匯。應(yīng)運(yùn)用規(guī)范的書面語言，彰顯公文的正式性。在引用法律法規(guī)、政策文件時(shí)，要準(zhǔn)確規(guī)范，增強(qiáng)公文的權(quán)威性與可信度。
平實(shí)：以平實(shí)的語言直陳其事，避免過度渲染、夸張。客觀陳述事實(shí)、表達(dá)觀點(diǎn)，不使用抒情性、描寫性的語言。例如在匯報(bào)工作進(jìn)展時(shí)，應(yīng)如實(shí)說明“已完成XX項(xiàng)目的XX%，目前正在進(jìn)行XX環(huán)節(jié)的工作”，而非用華麗辭藻修飾。
（一）通知范文
[發(fā)文機(jī)關(guān)]關(guān)于召開[會議主題]會議的通知
各相關(guān)單位：
為深入貫徹落實(shí)[上級政策精神或工作要求]，進(jìn)一步推動(dòng)[工作事項(xiàng)]的順利開展，經(jīng)研究決定，召開[會議主題]會議。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
會議時(shí)間：[具體時(shí)間，精確到時(shí)分]
會議地點(diǎn)：[詳細(xì)地址]
參會人員：[明確參會的單位、部門及人員范圍]
會議內(nèi)容：
傳達(dá)[上級重要指示或文件精神]。
總結(jié)[當(dāng)前工作進(jìn)展情況]，分析存在的問題。
研究部署下一階段[工作重點(diǎn)與任務(wù)]。
相關(guān)要求：
請各參會單位提前準(zhǔn)備好[相關(guān)材料或匯報(bào)內(nèi)容]，并于[材料提交截止時(shí)間]前將電子版發(fā)送至[指定郵箱]。
請參會人員提前10分鐘到達(dá)會場簽到，遵守會議紀(jì)律，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)。
[發(fā)文機(jī)關(guān)名稱]
[成文日期]
（二）報(bào)告范文
[發(fā)文機(jī)關(guān)]關(guān)于[工作事項(xiàng)]的報(bào)告
[主送機(jī)關(guān)]：
根據(jù)[上級工作安排或相關(guān)要求]，我單位積極開展[工作事項(xiàng)]，現(xiàn)將工作進(jìn)展情況報(bào)告如下：
工作開展情況
詳細(xì)闡述工作的啟動(dòng)時(shí)間、實(shí)施步驟以及采取的具體措施。例如，在[項(xiàng)目名稱]中，于[啟動(dòng)時(shí)間]成立項(xiàng)目專項(xiàng)小組，制定詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃，明確各成員職責(zé)，并按照計(jì)劃有序推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施。
說明各項(xiàng)工作任務(wù)的完成進(jìn)度，可采用數(shù)據(jù)、圖表等方式直觀呈現(xiàn)。如目前已完成[任務(wù)1]，占總?cè)蝿?wù)量的[X]%；[任務(wù)2]正在進(jìn)行中，預(yù)計(jì)[完成時(shí)間]完成。
工作成效
總結(jié)工作取得的主要成果，如在[工作事項(xiàng)]中，通過優(yōu)化[工作流程或方法]，提高了工作效率，較以往提升了[X]%；成功解決了[具體問題]，取得了[具體效益，如經(jīng)濟(jì)效益、社會效益等]。
存在問題及原因分析
客觀分析工作中遇到的問題，如[問題1]表現(xiàn)為[具體現(xiàn)象]，[問題2]導(dǎo)致了[不良影響]。
深入剖析問題產(chǎn)生的原因，包括內(nèi)部因素（如人員專業(yè)能力不足、資源配置不合理等）和外部因素（如政策調(diào)整、市場環(huán)境變化等）。
下一步工作計(jì)劃
針對存在的問題，提出具體的改進(jìn)措施和解決方案，明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。如針對[問題1]，計(jì)劃組織[培訓(xùn)活動(dòng)]提升人員專業(yè)能力，預(yù)計(jì)在[完成時(shí)間]內(nèi)完成培訓(xùn)并取得成效。
闡述下一階段工作的目標(biāo)和重點(diǎn)任務(wù)，以及為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)將采取的具體行動(dòng)。如繼續(xù)推進(jìn)[項(xiàng)目剩余任務(wù)]，確保在[最終完成時(shí)間]全面完成項(xiàng)目，并達(dá)到[預(yù)期目標(biāo)]。
特此報(bào)告。
[發(fā)文機(jī)關(guān)名稱]
[成文日期]
（三）請示范文
[發(fā)文機(jī)關(guān)]關(guān)于[請示事項(xiàng)]的請示
[主送機(jī)關(guān)]：
我單位在開展[工作事項(xiàng)]過程中，遇到[具體困難或問題]，鑒于此，特向貴機(jī)關(guān)請示[請示事項(xiàng)]。
請示事項(xiàng)背景
詳細(xì)說明工作開展的背景和現(xiàn)狀，以及導(dǎo)致需要請示的具體情況。例如，隨著[業(yè)務(wù)發(fā)展或工作推進(jìn)]，我單位現(xiàn)有的[資源、設(shè)施等]已無法滿足實(shí)際需求，在[具體工作環(huán)節(jié)]中出現(xiàn)了[困難或問題的具體表現(xiàn)]。
請示事項(xiàng)內(nèi)容
明確提出需要上級機(jī)關(guān)給予支持或批準(zhǔn)的具體事項(xiàng)，如請求批準(zhǔn)[項(xiàng)目立項(xiàng)]、增加[資金投入]、調(diào)整[工作方案]等。
闡述請示事項(xiàng)的必要性和緊迫性，說明該事項(xiàng)對工作推進(jìn)的重要影響。如[項(xiàng)目立項(xiàng)]是推動(dòng)[業(yè)務(wù)拓展或工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)]的關(guān)鍵舉措，若不能及時(shí)獲批，將嚴(yán)重影響工作進(jìn)度，錯(cuò)失[發(fā)展機(jī)遇]。
請示事項(xiàng)解決方案
若有針對請示事項(xiàng)的初步解決方案或建議，一并在此說明，以供上級機(jī)關(guān)參考。如對于增加[資金投入]的請示，提出了[資金使用計(jì)劃]和[預(yù)期效益評估]，確保資金能夠合理、有效地使用。
請示事項(xiàng)的預(yù)期效果
分析請示事項(xiàng)得到批準(zhǔn)后，對工作將產(chǎn)生的積極影響和預(yù)期效果。如通過調(diào)整[工作方案]，預(yù)計(jì)能夠提高工作效率[X]%，降低成本[X]%，更好地實(shí)現(xiàn)[工作目標(biāo)]。
妥否，請批示。
[發(fā)文機(jī)關(guān)名稱]
[成文日期]
（四）函范文
[發(fā)文機(jī)關(guān)]關(guān)于[事項(xiàng)主題]的函
[收文機(jī)關(guān)]：
您好！我單位因[工作需要或事項(xiàng)起因]，現(xiàn)致函貴單位，就[事項(xiàng)主題]進(jìn)行溝通協(xié)商。
事項(xiàng)詳情
詳細(xì)闡述需要協(xié)商的事項(xiàng)具體內(nèi)容，包括相關(guān)背景、現(xiàn)狀及涉及的具體問題。例如，我單位計(jì)劃開展[項(xiàng)目名稱]，該項(xiàng)目在[實(shí)施地點(diǎn)或環(huán)節(jié)]與貴單位存在[業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)或資源共享等情況]，需要就[具體協(xié)作事項(xiàng)，如場地使用、數(shù)據(jù)共享等]進(jìn)行協(xié)商。
我方意見與建議
提出我方對于該事項(xiàng)的初步想法、意見或建議，說明其合理性和可行性。如對于場地使用問題，我方建議采取[具體合作方式，如租賃、共用時(shí)間段等]，既能滿足我方項(xiàng)目需求，又能最大程度保障貴單位的正常運(yùn)作。
希望貴單位予以支持與配合的事項(xiàng)
明確向?qū)Ψ教岢鲂枰渲С帧⑴浜系木唧w工作，如提供[相關(guān)資料、技術(shù)支持、人員協(xié)助等]，并說明這些支持對事項(xiàng)推進(jìn)的重要性。
溝通反饋請求
懇請貴單位在收到本函后，于[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)給予回復(fù)，以便雙方進(jìn)一步溝通協(xié)商，共同推動(dòng)事項(xiàng)順利解決。
感謝貴單位一直以來對我單位工作的支持與配合！
[發(fā)文機(jī)關(guān)名稱]
[成文日期]
